Sicher und sorgenfrei

Eine Verfahrensdokumentation umfasst alle steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Daten, Ablage- und technische Systeme sowie Arbeitsanweisungen in Deinem Unternehmen, die mit Ein- und Verkäufen zusammenhängen. Diese Dokumentation wird bei Betriebsprüfungen und unangekündigten Kassennachschauen angefordert, um dem Steuerprüfer einen Überblick über die eingesetzten Systeme und Prozesse zu geben.

Bei Gewinnblick-Kunden beschreibt die Verfahrensdokumentation das elektronische Kassensystem in Aufbau, Einrichtung und Handhabung gemäß den Vorgaben von Gesetzgeber und Finanzverwaltung.

Wichtige rechtliche Grundlagen sind:

• Abgabenordnung (AO)

• GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form)

• Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen

Jeder Unternehmer, der buchführungs- und aufzeichnungspflichtig ist, ist rechtlich auch zum Führen und Pflegen einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Die Verfahrensdokumentation muss von Ihnen im Rahmen der Betriebsprüfung und der Kassennachschau gemäß § 146b AO vorgelegt werden können. Sie ist wesentlicher Bestandteil der GoBD und muss neben der Papierform ebenfalls in elektronischer Form vorliegen (vgl. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und Nr. 2 AEAO zu § 147 AO). Bei einer Kassennachschau kann die Verfahrensdokumentation auch unangekündigt und sofort verlangt werden. Mit der Erstellung bis zum Zeitpunkt einer möglichen Betriebsprüfung oder Kassennachschau zu warten, ist daher nicht zu empfehlen.

Als fester Bestandteil der Buchführung muss eine Verfahrensdokumentation bei einer Kassennachschau / Betriebsprüfung auf Anfrage vorgelegt werden. Zwar gilt das Fehlen einer Verfahrensdokumentation an sich nicht als schwerer Mangel. Doch kann bei einem Fehlen ein mangelnder Wille zur Einhaltung aller steuerlichen Vorschriften unterstellt werden, was bei gleichzeitiger Feststellung von falschen Angaben durch den Betriebsprüfer den Vorwurf der Steuerhinterziehung erleichtert. Vermeiden Sie dieses Risiko und kümmern Sie sich rechtzeitig um Ihre Verfahrensdokumentation.

Du kannst die Verfahrensdokumentation auch selbst erstellen. Dabei gilt es, die Vorgaben und Anforderungen an solch eine Dokumentation genau zu beachten. Das kann komplex und zeitintensiv werden. Am besten sprichst Du dazu mit Deinem Steuerberater. Die Gewinnblick hat das Grundgerüst der Verfahrensdokumentation in Zusammenarbeit mit Steuerberatern erstellt und deckt die aktuellen Vorgaben von Gesetzgeber und Finanzverwaltung ab. Unseren Kunden bieten wir die gemeinsame Erstellung der rechtmäßigen Dokumentation als Service an.

Bei Interesse informieren wir Dich über die verschiedenen Möglichkeiten, zusammen mit uns Deine Verfahrensdokumentation zu erstellen.

Dazu erhältst Du von uns ein Begleitblatt als rechtlichen Hinweis sowie ein Bestellformular.

Du entscheidest Dich für eine der genannten Vorgehensweisen und erhältst nach deiner Beauftragung einen Fragebogen, der Details deiner Geschäftsprozesse und Handhabung Deines Kassensystems abfragt.

Je nach gewählter Vorgehensweise besprechen wir dies remote oder in einem Termin vor Ort.

Wenn wir alle Informationen eingeholt haben, erstellen wir Deine Verfahrensdokumentation inkl. Anlagen zu allen rechtlich geforderten Punkten.

Diese erhältst Du nach der Freigabe in Papier- und elektronischer Form.

Um die Dokumentation der Prozesse und Verfahren Deines Kassensystems kümmern wir uns. Deine Hilfe ist konkret gefragt insbesondere bei

• den Angaben zu der konkreten Nutzung des Kassensystems, 

• den darin abgebildeten Geschäftsprozessen,

• den Arbeitsanweisungen

• und den Zuständigkeiten.

Dafür füllst Du einen Fragebogen aus und stehst uns als Ansprechpartner bei Rückfragen zur Verfügung.

Die finale Verfahrensdokumentation obliegt Deiner Prüfung, Freigabe und Verantwortung. Eventuelle Änderungen, auch nach der ersten Erstellung, sind entweder von Dir oder nach entsprechender Mitteilung und Beauftragung von uns einzupflegen.

Die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten für die Erstellung der Verfahrensdokumentation sowie die dazugehörigen Preise teilen Dir unsere Experten gerne mit. Kontaktiere uns dazu einfach über das Kontaktformular.

Du erhältst eine vom Gesetzgeber geforderte Verfahrensdokumentation über die Aufstellung, Einrichtung und den Betrieb Deines elektronischen Kassensystems in Papierform und elektronischer Form.

Deine initial erstellte Verfahrensdokumentation ist so lange gültig, wie sich an den darin dokumentierten Geschäftsprozessen, systeminternen Prozessen, Sonderaktionen, Verantwortlichkeiten, Arbeitsanweisungen, etc. nichts ändert. Im Falle einer Änderung muss diese ergänzend protokolliert werden. Wir empfehlen Deine Dokumentation regelmäßig, mindestens einmal jährlich zu überprüfen. Ältere Versionen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.

Bei Änderungen zu den dokumentierten Punkten bist Du verpflichtet, diese in der Verfahrensdokumentation zu ergänzen und zu protokollieren. Sprich uns gerne an, wenn Du dabei Unterstützung benötigen.